10 Ottobre 2024

Sistemi di videosorveglianza sui luoghi di lavoro: normativa, permessi, procedure

Installare sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro è possibile? L’utilizzo di telecamere dove operano i lavoratori è legale? Sinteticamente la risposta è si, ma si tratta di un argomento complesso che richiede un’attenta analisi delle normative in vigore per evitare violazioni della privacy dei dipendenti.

Vediamo dunque la normativa di riferimento, i permessi da ottenere e le procedure da seguire per installare sistemi di videosorveglianza in azienda senza rischiare sanzioni e ricorsi.

La normativa di Riferimento

In Italia, la normativa di riferimento per l’installazione di sistemi di videosorveglianza sui luoghi di lavoro è rappresentata principalmente da:

1. Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970, n. 300), in particolare l’articolo 4, che disciplina l’uso di strumenti che consentano il controllo a distanza dei lavoratori.
2. Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679), che stabilisce i principi per la raccolta e il trattamento dei dati personali, tra cui le immagini.
3. Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018), che integra il GDPR con le normative italiane.

L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori prevede che i controlli a distanza siano installabili solo con accordo sindacale (RSA o RSU) o autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro. La videosorveglianza senza permesso è illegittima, con conseguenze legali per il datore. 

Secondo il GDPR, le telecamere devono rispettare il principio di proporzionalità: devono essere necessarie e non invasive, e i lavoratori devono essere informati chiaramente sulla loro presenza e sull’uso delle immagini.

Casi in cui è possibile installare sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro

L’installazione di telecamere all’interno degli ambienti lavorativi è consentita solo per alcune finalità specifiche, come:

• Motivi di sicurezza: Ad esempio, per prevenire furti, atti vandalici o per proteggere la sicurezza fisica di beni e persone.
• Tutela del patrimonio aziendale: In caso di rischio elevato per i beni dell’azienda (ad esempio, magazzini con merci di alto valore o aree di accesso riservato).
• Esigenze organizzative e produttive: Situazioni in cui il controllo è strettamente legato a necessità di gestione dei processi produttivi e non incide direttamente sull’attività lavorativa dei dipendenti.

Anche in questi casi, è comunque necessario seguire la procedura di autorizzazione o accordo sindacale.

Modalità di Autorizzazione

L’iter per installare un sistema di videosorveglianza sui luoghi di lavoro prevede la presenza sempre obbligatoria di:  

• una relazione Tecnica che illustri dettagliatamente numero e disposizione delle webcam, durata delle registrazioni, chi è autorizzato a visionare le registrazioni, ecc…
• una specifica DPIA (Data Protection Impact Assessment) sulla tipologia di rischio, che integri la Documentazione già presente come previsto dal GDPR.

Gli altri obblighi possono variare a seconda della presenza o meno di rappresentanze sindacali:

1. In Presenza di RSA/RSU

L’azienda deve raggiungere un accordo preventivo con le rappresentanze sindacali aziendali. L’accordo deve definire:

• Le finalità della videosorveglianza.
• Le aree in cui verranno posizionate le telecamere.
• Le modalità di raccolta e conservazione dei dati.

2. In Assenza di RSA/RSU

Se non sono presenti rappresentanze sindacali, l’azienda deve richiedere l’autorizzazione alla Direzione Territoriale del Lavoro (DTL), presentando:

• Un’istanza formale che descriva il sistema di videosorveglianza.
• La motivazione per cui si ritiene necessaria l’installazione.
• Un documento che attesti il rispetto della normativa sulla privacy.

L’autorizzazione può richiedere tempi variabili e può essere soggetta a integrazioni o verifiche da parte degli ispettori del lavoro.

Problematiche di Privacy dei sistemi di videosorveglianza

L’installazione e l’uso improprio di sistemi di videosorveglianza possono comportare gravi rischi per la privacy dei lavoratori. Tra le problematiche principali:

1. Controllo costante e violazione della dignità: Le telecamere non devono essere utilizzate per monitorare l’attività dei lavoratori in modo continuo e indiscriminato.
2. Utilizzo delle immagini a fini disciplinari: Le immagini non possono essere utilizzate per scopi disciplinari, salvo che non siano state raccolte in modo conforme alla normativa.
3. Mancata informativa: Non informare adeguatamente i lavoratori e non segnalare in modo chiaro la presenza delle telecamere costituisce una violazione della normativa sulla protezione dei dati personali.

Quando può essere utile un consulente

Dato il complesso quadro normativo e le implicazioni legali, è consigliabile rivolgersi a un consulente specializzato in privacy e diritto del lavoro come Sen Sistemi.

Scopri di più sulla nostra consulenza riguardante la privacy

Quello che possiamo fare per le aziende ad esempio è:

• Assunzione Incarico DPO: Siamo abilitati per assumere l’incarico di Data Protection Officer (DPO) per l’azienda, supervisionando tutte le questioni legate alla privacy.
• Analisi Preventiva dei Dati: Effettuiamo un’analisi approfondita dei dati trattati, identificando categorie, fonti e scopi del trattamento, verificando la corretta implementazione della normativa Whistleblowing.
• Verifica delle Misure di Sicurezza: Verifichiamo che tutte le misure di sicurezza richieste dalla legge siano implementate in modo adeguato alla protezione dei dati.
• Revisioni Periodiche Documento Programmatico: Eseguiamo revisioni regolari per garantire la conformità normativa e manteniamo aggiornato il Documento Programmatico della Sicurezza.
• Formare i responsabili interni: Assicurare che i referenti aziendali siano informati sui limiti e gli obblighi relativi alla gestione dei dati video.

Approfondisci la nostra formazione riguardante la Privacy

Negli ultimi mesi, Sen Sistemi ha supportato diverse realtà nell’implementazione di sistemi di videosorveglianza conformi alla normativa vigente. Tra i casi seguiti, abbiamo affiancato una RSA che, per garantire la sicurezza degli ospiti, necessitava di telecamere interne ed esterne, e un negozio specializzato nella rivendita di prodotti per capelli, che aveva bisogno di scoraggiare furti frequenti. In entrambi i casi, l’Ispettorato ha definito i limiti di ripresa (escludendo ad esempio spogliatoi, servizi igienici e locali di riposo) e stabilito la durata massima delle registrazioni, garantendo così il rispetto della privacy e dei diritti dei lavoratori.

Conclusione

L’uso della videosorveglianza nei luoghi di lavoro è legittimo solo se inquadrato in un rigido rispetto delle normative e con il coinvolgimento delle parti sociali. Pianificare l’installazione in modo corretto e trasparente non solo tutela i diritti dei lavoratori, ma protegge anche l’azienda da sanzioni e contenziosi. Rivolgersi a un consulente specializzato come Sen Sistemi è spesso la scelta migliore per garantire che ogni aspetto sia gestito con la massima professionalità e attenzione